忙しい社長がタスクを減らして、時間をつくるための3つの方法

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もっと売上を上げるために、やりたいことがたくさんありすぎて、困っていませんか?

・新商品・新サービスを開発したい
・新しい販促のアイディアを試したい
・インターネットやSNSなどで情報発信して営業活動したい
・新しい取引先の開拓をしたい
・新規事業を始めたい

とにかく色々なアイディアややりたいことがあるのに、なかなか取り掛かれない…そんな方のために、この記事では、時間を確保するためのヒントをまとめてみました。

なぜ忙しいのか?

そもそもなぜ忙しいのでしょうか?ひとことでいうと、おそらく「タスク」が多すぎます。あなたはこんな状態ではありませんか?

朝から目の前のことを片付けていって、それが終わるころには疲れ果ている。いざマーケティングに取り組むもうとするときには、すっかりやる気が続かない。

たしかに目の前の売上を確保するために、通常の業務は確実にやらなければなりません。問題はその量の多さ。たくさん抱えていて、こなすのに精いっぱい。しかも一つ一つの仕事も手を抜くわけにもいかないまため、慢性的に時間の問題を抱えてしまいます。さらに頭の中では、「やりたいこと」、「やるべきと思っていること」が多すぎて、自分でも収拾がつかなくなっているかもしれません。

日本では「マメに働く」という価値観がありますが、仕事が多すぎるのも考え物です。タスクが多すぎる場合は、シンプルに『タスクを減らすこと』をお勧めします。

ではタスクを減らすと何ができるか?

タスクを減らせば、時間確保できます。その時間は、やりたいことに専念するため時間です。時間は何よりも貴重な資産であることは異論がないと思います。

目先のことも必要ですが、社長の仕事は「将来への投資」ではないでしょうか?戦略を立てること、もっと売り上げをあげるためのマーケティングに取り組むこと、どんどん攻めることが仕事です。そのためには、集中して取り組むための時間を何としてでも確保しなければなりません。

限りある資源である時間。しかも社長の大事な時間は、何よりも優先されるものといっても、言い過ぎではないと思います。

「タスク」を減らす3つの方法

減らし方には、大きく分類すると3つの方向性があります。もしかしたら、すごくありふれた当たり前の事のように感じられるかもしれません。でも不思議なことに、うまくできているとは言えないことばかりですよ。

やめる

よくよく考えると、たいした理由もなく、続けていることがあります。心当たりありませんか?慣れ親しんだ作業でも、思い切って、やめてしまいましょう。

自動化する

いつも決まった業務は、システム化を検討しましょう。クラウド上で使える便利なツールもたくさんあります。エクセルを使って簡単なシステムを組んでしまうのも手です。最近は便利なツールも、フリーのエンジニアの方もたくさんいます。

任せる

スタッフがいる場合は文字通り「任せる」です。個人で商売をされている方は「アウトソーシング=外注」とお考えください。この後で説明しますが「仕事」と「作業」に仕分けして、作業の部分を任せていきましょう。作業であれば、タスクリストにしたり、マニュアルにしたりすれば、簡単に引継ぎすることができます。これをやるのが面倒ですが、一度やってしまえば楽になれますよ。

任せるときの基準、「仕事」と「作業」の違いとは

とあるコンサルタントとの方より教わった定義をご紹介します。

仕事とは、あなただけにしかでいない、新しい価値を生む行動。
作業とは、誰でも同じ結果になる、新しい価値を生まない行動。

とても厳しい基準のように感じますが、この基準にしたがった場合に、あなたは一日にどのぐらい「仕事」の時間をとっていますか?

私が計算した時は「作業」の割合が多くてビックリしました。かなり慎重に自分の行動を選ばない限り、作業が増えてしまいます。そのことに気づかされて驚きました。

タスクを減らして時間をつくるために・・・

まずは大変厳しいかもしれませんが、まとまった時間をつくりましょう。まとまった時間をとって、邪魔されない場所にこもって、タスクの棚卸をしましょう。実際に書き出してみると、「やめる」「自動化する」「任せる」ものが見えてくると思います。

分類や外注にはコツがありますので、もし困ったときはお声がけください。

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